A Veeva, empresa especializada em qualidade e assuntos regulamentares para os actores da indústria, foi contactada pela L'Occitane, um grupo familiar de reputação internacional que fabrica e comercializa produtos cosméticos e de bem-estar baseados em ingredientes naturais. O objetivo declarado é acelerar a análise de questões-chave como a eliminação do plástico, a reciclagem das embalagens e as novas utilizações dos cosméticos.
Não é segredo para ninguém que a crise sanitária da Covid-19 veio baralhar o baralho de muitos sectores. No que diz respeito ao sector da cosmética, as preocupações com a saúde fizeram disparar a tendência para produtos mais saudáveis, mas também para a ética, os produtos biológicos e a transparência - que já estavam em voga. A L'Occitane en Provence abraça todos estes valores.
"Mais do que nunca, a L'Occitane é uma marca empenhada, explica David Bayard, Diretor de Desenvolvimento Técnico de Embalagens do Grupo. As nossas primeiras lojas já estavam equipadas com sistemas de depósito para a recuperação de embalagens de vidro. O nosso empenho em proteger a natureza e reduzir a nossa pegada ambiental é natural...".
Um grupo empenhado
O grupo L'Occitane é um dos líderes mundiais no mercado dos cosméticos à base de ingredientes naturais e biológicos. Destaca-se pela diversidade e abundância da sua oferta, e opera sob seis marcas diferentes, incluindo a histórica L'Occitane en Provence, mas também Melvita, Erborian, L'Occitane au Brésil, LimeLife e Elemis. O grupo tem agora mais de 3.400 pontos de venda, incluindo mais de 1.600 lojas operadas diretamente.
Desde 1997, o Grupo alargou a sua cobertura territorial a 90 países, baseando-se em biossistemas - ecossistemas virtuosos que são simultaneamente naturais e humanos. A L'Occitane é pioneira da abordagem "multi-local": este espírito empreendedor é altamente criativo na criação de valor económico, ambiental e social para todos os territórios em que o grupo investe.
"Perante os novos desafios que se colocam à sociedade, nomeadamente a noção de desenvolvimento sustentável, que se tornou cada vez mais importante nos últimos anos, soubemos adotar uma abordagem corajosa e fazer evoluir a nossa estratégia, mantendo-nos fiéis aos nossos princípios fundamentais, explica David Bayard. Assumimos alguns compromissos drásticos para reduzir a nossa pegada ecológica, tais como eliminar completamente o plástico não reciclado das nossas embalagens e produzi-las exclusivamente a partir de materiais reciclados até 2025. Também estamos empenhados em dar uma segunda vida a todos os componentes que não podem ser reciclados localmente. Esta tem sido uma verdadeira prioridade para nós nos últimos três anos.
Como signatário da Fundação Ellen McArthur a favor da economia circular, juntamente com um grande número de empresas líderes em todos os sectores, as iniciativas do Grupo nesta área são sistematicamente divulgadas. Algumas destas iniciativas, como o recente lançamento do primeiro tubo de alumínio reciclado, ou a utilização generalizada do sistema de eco-recarga, contribuíram para mudanças positivas no impacto ambiental da L'Occitane.
Contrarrelógio regulamentar e pista de obstáculos
"Mas estas iniciativas têm um lado negativo, continua David Bayard. Os condicionalismos são numerosos, nomeadamente de natureza regulamentar. O desenvolvimento de novos produtos, como os champôs e amaciadores sólidos que iremos lançar em breve, ou de novos métodos de distribuição, como o enchimento em loja de frascos de eau de toilette, suscitam várias complicações, ligadas, por exemplo, às bactérias. A nossa missão fundamental enquanto produtores é garantir um risco zero para a saúde dos consumidores. Nenhum ator pode dar-se ao luxo de fazer cedências nesta questão de conformidade".
Uma verdadeira maratona para o homem responsável pela otimização contínua das embalagens na L'Occitane. " Temos de mudar muitas coisas. Quando lançamos uma nova embalagem de alumínio reciclado, para dar este exemplo, dado que procuramos sempre fazer parte de um projeto de transformação sustentável e de uma visão a longo prazo, temos de aplicar esta inovação a todas as nossas gamas, em todo o mundo, tendo em conta os stocks pré-existentes. Isto requer necessariamente um período de tempo considerável.
Um mosaico exponencial de indicadores
Para acompanhar a sua evolução, as equipas responsáveis do grupo têm de manipular uma enorme quantidade de dados. Qual é a percentagem de um determinado material, qual é a taxa de desperdício de um determinado produto, etc.: os indicadores necessários para transformar a empresa multiplicaram-se à medida que esta evoluiu, tornando a sua gestão extremamente complicada. Por conseguinte, a necessidade de centralizar e gerir estes dados tornou-se imperativa.
"Na nossa procura de precisão e de rapidez de acesso à informação, procurámos um editor que nos ajudasse a alcançar um maior rigor e a trabalhar mais facilmente com os dados", afirma David Bayard.
Objetivo: implementação rápida para cumprir os compromissos da marca
abril de 2019. A L'Occitane estava à procura de uma ferramenta que fosse fácil de utilizar pelas suas equipas e que pudesse ser rapidamente operacional para cumprir os seus compromissos. Foi então que a Veeva, especialista mundial na modernização dos processos de produção - qualidade, regulamentação, marketing - para os intervenientes da indústria, e a sua solução RegulatoryOne entraram em cena.
"Já estávamos a trabalhar com a Veeva para melhorar o nosso desempenho em termos de garantia da qualidade dos nossos produtos, mas os funcionários da Veeva não estavam necessariamente destinados a assumir o aspeto regulamentar das nossas actividades, afirma David Bayard. O que fez a diferença foi a capacidade da Veeva de identificar antecipadamente as nossas necessidades e adaptar a sua solução. Uma fase de teste à escala real - ou POC - confirmou rapidamente que estavam em condições de satisfazer as nossas necessidades e de nos dar maior agilidade.
Uma mudança de dimensão, mas um rumo duradouro mantido
As equipas da L'Occitane são agora capazes de avaliar os seus resultados com muito mais precisão do que antes. "Enquanto antes levávamos quatro semanas inteiras para observar o comportamento de cerca de dez indicadores, agora temos mais de cinquenta avaliados em apenas dois dias! Isto permitiu-nos passar de um acompanhamento anual para um acompanhamento trimestral, bem como aperfeiçoar os dados e aumentar o número de indicadores.afirma David Bayard, muito satisfeito, cuja iniciativa foi escolhida como o grande projeto do Grupo para 2020. À medida que os circuitos de validação são cada vez mais bem dominados, a gestão do conjunto da nossa produção torna-se mais fácil e mais fluida. Numa palavra: acelerada. Assim, atingimos mais do que os nossos objectivos iniciais.
No total, quase 70 utilizadores internos da empresa beneficiam da solução da Veeva para as suas actividades diárias. A marca L'Occitane en Provence é a única envolvida neste momento, mas estão a decorrer demonstrações em várias outras entidades que deverão seguir o exemplo.
"Está igualmente prevista a abertura do acesso do RegulatoryOne aos fornecedores, permitindo-lhes introduzir os seus dados diretamente no sistema. Esta colaboração digital em todos os dados e documentos tornará a informação mais legível e segura, e poupará tempo a todos os interessados, melhorando assim a relação cliente/fornecedor, conclui David Bayard. Isto permitir-nos-á ser ainda mais ágeis. Cerca de dez fornecedores deverão ser adicionados ao processo no primeiro trimestre deste ano.
