L'Occitane, grupo familiar de renombre internacional que fabrica y comercializa cosméticos y productos de bienestar a base de ingredientes naturales, se ha puesto en contacto con Veeva, empresa especializada en asuntos de calidad y reglamentación para empresas del sector. El objetivo declarado es acelerar el análisis de cuestiones clave como la eliminación del plástico, el reciclado de envases y los nuevos usos de los cosméticos.
No es ningún secreto que la crisis sanitaria de Covid-19 ha reorganizado la baraja de muchas industrias. En lo que respecta al sector cosmético, la preocupación por la salud ha disparado la tendencia hacia productos más sanos, pero también hacia la ética, los productos ecológicos y la transparencia, que ya estaban de moda. L'Occitane en Provence hace suyos todos estos valores.
"Más que nunca, L'Occitane es una marca comprometida, explica David Bayard, Director de Desarrollo Técnico de Envases del Grupo. Nuestras primeras tiendas ya estaban equipadas con sistemas de depósito para recuperar los envases de vidrio. Nuestro compromiso con la protección de la naturaleza y la reducción de nuestra huella medioambiental es natural...".
Un grupo comprometido
El grupo L'Occitane es uno de los líderes mundiales del mercado de la cosmética basada en ingredientes naturales y ecológicos. Destaca por la diversidad y abundancia de su oferta, y opera bajo seis marcas diferentes, incluyendo la histórica L'Occitane en Provence, así como Melvita, Erborian, L'Occitane au Brésil, LimeLife y Elemis. El grupo cuenta actualmente con más de 3.400 puntos de venta, incluidas más de 1.600 tiendas de gestión directa.
Desde 1997, el Grupo ha ampliado su cobertura territorial a 90 países, apoyándose en los biosistemas, ecosistemas virtuosos tanto naturales como humanos. L'Occitane es un pionero de lo "multilocal": este enfoque, alimentado por un espíritu emprendedor, es altamente creativo en la creación de valor económico, medioambiental y social para todos los territorios en los que el grupo está invertido.
"Ante los nuevos retos a los que se enfrenta la sociedad, en particular la noción de desarrollo sostenible, que ha cobrado cada vez más importancia en los últimos años, hemos sido capaces de adoptar un enfoque audaz y hacer evolucionar nuestra estrategia manteniéndonos fieles a nuestros principios fundamentales, explica David Bayard. Hemos asumido algunos compromisos drásticos para reducir nuestra huella, como eliminar por completo el plástico no reciclado de nuestros envases y producirlos exclusivamente con materiales reciclados para 2025. También nos hemos comprometido a dar una segunda vida a todos los componentes que no puedan reciclarse localmente. En los últimos tres años nos hemos centrado en este aspecto.
Como firmante de la Fundación Ellen McArthur a favor de la economía circular, junto con un gran número de empresas líderes en todos los sectores, las iniciativas del Grupo en este ámbito se dan a conocer sistemáticamente. Algunas de estas iniciativas, como el reciente lanzamiento del primer tubo de aluminio reciclado, o la generalización del sistema eco-refill, han contribuido a modificar positivamente el impacto medioambiental de L'Occitane.
Contrarreloj reglamentaria y carrera de obstáculos
"Pero estas iniciativas tienen un inconveniente, continúa David Bayard. Hay muchas limitaciones, sobre todo de tipo reglamentario. El desarrollo de nuevos productos, como los champús y acondicionadores sólidos que lanzaremos próximamente, o los nuevos métodos de distribución, como el llenado en tienda de frascos de agua de colonia, dan lugar a diversas complicaciones, relacionadas por ejemplo con las bacterias. Nuestra misión fundamental como productores es garantizar un riesgo cero para la salud de los consumidores. Ninguna empresa puede permitirse transigir en esta cuestión de conformidad".
Todo un maratón para el responsable de la optimización permanente de los envases de L'Occitane. " Tenemos que cambiar muchas cosas. Cuando sacamos un nuevo envase de aluminio reciclado, por poner este ejemplo, dado que siempre buscamos formar parte de un proyecto de transformación sostenible y una visión a largo plazo, tenemos que aplicar esta innovación a todas nuestras gamas, en todo el mundo, teniendo en cuenta al mismo tiempo las existencias previas. Esto requiere necesariamente un tiempo considerable.
Un mosaico exponencial de indicadores
Para seguir su evolución, los equipos responsables del grupo tienen que manipular una enorme cantidad de datos. Qué porcentaje de un material determinado va a parar a un lugar determinado, cuál es la tasa de desperdicio de un producto dado, etc.: los indicadores necesarios para transformar la empresa se han multiplicado a medida que ésta ha evolucionado, lo que ha complicado enormemente su gestión. Por ello, la necesidad de centralizar y gestionar estos datos se ha convertido en un imperativo.
"En nuestra búsqueda de precisión y acceso rápido a la información, nos propusimos encontrar un editor que nos ayudara a lograr un mayor rigor y a trabajar más fácilmente con los datos", afirma David Bayard.
Objetivo: aplicación rápida para cumplir los compromisos de la marca
Abril de 2019. L'Occitane buscaba una herramienta fácil de usar para sus equipos y que pudiera ponerse en funcionamiento rápidamente para cumplir sus compromisos. Fue entonces cuando Veeva, especialista mundial en la modernización de los procesos de producción -calidad, reglamentación, marketing- para los actores del sector, y su solución RegulatoryOne entraron en escena.
"Ya trabajábamos con Veeva para mejorar nuestro rendimiento en términos de garantía de calidad de nuestros productos, pero los empleados de Veeva no estaban necesariamente destinados a encargarse del aspecto reglamentario de nuestras actividades, dice David Bayard. Lo que marcó la diferencia fue la capacidad de Veeva para identificar nuestras necesidades con antelación y adaptar su solución. Una fase de prueba a gran escala -o POC- confirmó rápidamente que estaban en condiciones de satisfacer nuestras necesidades y darnos mayor agilidad.
Un cambio de dimensión pero un rumbo duradero mantenido
Los equipos de L'Occitane pueden ahora evaluar sus resultados con mucha más precisión que antes. "Mientras que antes tardábamos cuatro semanas enteras en observar el comportamiento de unos diez indicadores, ¡ahora tenemos más de cincuenta evaluados en sólo dos días! Esto nos ha permitido pasar del seguimiento anual al trimestral, así como afinar los datos y aumentar el número de indicadores.afirma encantado David Bayard, cuya iniciativa ha sido elegida como el gran proyecto del Grupo para 2020. Al dominar cada vez mejor los circuitos de validación, la gestión del conjunto de nuestra producción resulta más fácil y fluida. En una palabra: se acelera. Así que hemos alcanzado con creces nuestros objetivos iniciales.
En total, casi 70 usuarios internos de la empresa se benefician de la solución de Veeva para sus actividades cotidianas. La marca L'Occitane en Provence es la única implicada por el momento, pero se están realizando demostraciones en varias otras entidades que deberían seguir su ejemplo.
"También está previsto abrir el acceso a RegulatoryOne a los proveedores, para que puedan introducir sus datos directamente en el sistema. Esta colaboración digital en todos los datos y documentos hará que la información sea más legible y segura, y ahorrará tiempo a todos los implicados, mejorando así la relación cliente/proveedor, concluye David Bayard. Esto nos permitirá ser aún más ágiles. En el primer trimestre de este año deberían incorporarse al proceso una decena de proveedores.
