La société Veeva, spécialiste de la qualité et des affaires réglementaires pour les acteurs de l’industrie, a été sollicitée par L’Occitane, groupe familial de rayonnement international qui fabrique et commercialise des produits de cosmétique et de bien-être à base d’ingrédients naturels. Objectif affiché : accélérer sur l’analyse des problématiques essentielles comme l’élimination du plastique, le recyclage des emballages ou les nouveaux usages en matière de cosmétiques.
Ce n’est un secret pour personne, la crise sanitaire liée au Covid-19 a rebattu les cartes pour nombre d’industries. En ce qui concerne le secteur des cosmétiques, les préoccupations d’ordre sanitaire ont vu la tendance au healthy, mais aussi à l’éthique, au bio et à la transparence – déjà en vogue auparavant – grimper en flèche. Autant de valeurs que porte L’Occitane en Provence.
« L’Occitane est plus que jamais une marque engagée, resitue David Bayard, directeur développement technique packaging du groupe. Nos premières boutiques étaient déjà pourvues de systèmes de consignes qui permettaient de récupérer les emballages en verre. Notre engagement en faveur de la protection de la nature et de la réduction de l’empreinte environnementale, est naturel… »
Un groupe engagé
Le groupe L’Occitane figure parmi les leaders mondiaux dans le marché des cosmétiques à base d’ingrédients naturels et biologiques. Il se démarque par la diversité et l’abondance de son offre, et exerce ses activités sous six marques différentes, dont celle historique de L’Occitane en Provence, mais aussi Melvita, Erborian, L’Occitane au Brésil, LimeLife et Elemis. Le groupe compte aujourd’hui plus de 3 400 points de vente, dont plus de 1 600 boutiques en propre.
Depuis 1997, le groupe a élargi son ancrage territorial à 90 pays, en s’appuyant sur des biosystèmes — c’est-à-dire des écosystèmes vertueux, à la fois naturels et humains. L’Occitane est un pionnier du « multi-local » : cette approche, nourrie d’esprit entrepreneurial, est hautement créatrice de valeur économique, environnementale et sociétale pour l’ensemble des territoires où le groupe est investi.
« Face aux nouveaux enjeux sociétaux, notamment la notion de développement durable devenue de plus en plus prégnante au cours de ces dernières années, nous avons su nous montrer audacieux, et faire évoluer notre stratégie tout en restant en phase avec nos principes fondamentaux, explique David Bayard. Nous avons pris certains engagements drastiques pour réduire notre empreinte, comme ceux d’éliminer complètement le plastique non-recyclé de nos emballages, et de produire ces derniers exclusivement à partir de matières recyclées d’ici 2025. Nous nous engageons en outre à donner une seconde vie à toutes les composantes qui ne sont pas recyclables localement. Ceci a constitué un véritable focus pour nous ces trois dernières années. »
Signataire de la Fondation Ellen McArthur en faveur de l’économie circulaire à l’instar d’un grand nombre d’entreprises de premier plan tous secteurs confondus, les initiatives du groupe en ce sens sont systématiquement rendues publiques. Certaines d’entre elles, telles la récente mise sur le marché du premier tube en aluminium recyclé, ou encore la généralisation du système des éco-recharges, ont contribué à faire évoluer positivement l’impact environnemental de L’Occitane.
Course contre-la-montre et course d’obstacles réglementaires
« Mais ces initiatives ont un revers à leur médaille, poursuit David Bayard. Les contraintes, notamment d’ordre réglementaire, sont nombreuses. La mise au point de nouveaux produits, comme les shampoings et après-shampoings solides que nous sortirons prochainement, ou de nouveaux modes de distribution comme le remplissage en boutique des flacons d’eau de toilette, engendre des complications diverses, liées par exemple aux bactéries. Or, notre mission fondamentale en tant que producteur est de garantir le risque zéro pour la santé du consommateur. Aucun acteur ne peut se permettre de transiger avec cette question de la conformité. »
Un véritable marathon pour celui qui est en charge de l’optimisation continue des packagings chez L’Occitane. « Nous devons bouger énormément de choses. Quand nous sortons un nouvel emballage en aluminium recyclé, pour reprendre cet exemple, étant donné que nous cherchons toujours à nous inscrire sur un projet de transformation durable et une vision à long terme, il nous faut appliquer cette nouveauté à l’ensemble de nos gammes, à travers le monde entier et tout en tenant compte des stocks préexistants. Cela prend forcément un temps considérable. »
Une mosaïque exponentielle d’indicateurs
Dans le but de contrôler sa progression, les équipes à la manœuvre au sein du groupe doivent manipuler une quantité très importante de données. Quel pourcentage de tel matériau part où, quel est le taux de gaspillage pour tel produit, etc. ; les indicateurs nécessaires à la transformation de l’entreprise se sont démultipliés au fur et à mesure de son évolution, rendant leur gestion extrêmement compliquée. C’est ainsi qu’un besoin de centralisation et de pilotage de ces données est devenu un impératif.
« Dans notre quête de précision et de rapidité d’accès à l’information, nous nous sommes mis en recherche d’un éditeur qui puisse nous aider à obtenir davantage de rigueur et travailler plus facilement la donnée », relate encore David Bayard.
Objectif : mise en place rapide pour respecter les engagements de la marque
Avril 2019. À la recherche d’un outil facile à utiliser pour les équipes, et qui puisse être rendu opérationnel rapidement pour respecter ses engagements, L’Occitane contacte plusieurs éditeurs. C’est à ce moment que Veeva, spécialiste mondial de la modernisation des processus de production – qualité, réglementaire, marketing – pour les acteurs de l’industrie, et sa solution RegulatoryOne entrent en scène.
« Nous travaillions déjà avec Veeva pour améliorer nos performances en matière de garantie de la qualité de nos produits, mais les collaborateurs de Veeva n’avaient pas nécessairement vocation à prendre en charge l’aspect réglementaire de nos activités pour autant, indique David Bayard. Ce qui a fait la différence, c’est l’aptitude de Veeva à cerner au mieux nos besoins au préalable et à adapter leur solution. Une phase de test grandeur nature – ou POC – nous a ensuite rapidement confirmé qu’ils étaient en mesure d’y répondre et de nous faire gagner en agilité. »
Changement de dimension mais un cap durable maintenu
Désormais, les équipes de L’Occitane sont en mesure d’évaluer leurs résultats à bien mieux qu’auparavant. « Là où il nous fallait quatre semaines pleines pour observer les comportements d’une dizaine d’indicateurs à peu près, nous en sommes aujourd’hui à plus d’une cinquantaine évalués en deux jours seulement ! Cela nous a permis de passer d’un rythme annuel de monitoring à un rythme trimestriel, en plus d’affiner la data et de multiplier ces indicateurs, se félicite David Bayard, dont l’initiative a été élue projet majeur du groupe sur l’année 2020. Les circuits de validation étant de mieux en mieux maîtrisés, c’est le pilotage de notre production dans son ensemble qui s’en retrouve facilité et fluidifié. En un mot : accéléré. Les objectifs initiaux ont donc largement été atteints. »
Au total, ce sont près de 70 utilisateurs internes à l’entreprise qui bénéficient de la solution de Veeva pour leurs activités au quotidien. La marque L’Occitane en Provence est, à cette heure, la seule concernée, mais des démonstrations ont lieu dans plusieurs autres entités qui devraient lui emboîter le pas.
« En outre, il est question d’ouvrir un accès RegulatoryOne aux fournisseurs, pour permettre à ceux-ci d’entrer directement leurs données dans le système. Cette collaboration digitale sur l’ensemble des données et des documents apportera davantage de lisibilité, de sécurisation de l’information et de gains de temps pour tous ; la relation client/fournisseur en ressortira grandie, conclut David Bayard. Cela va nous permettre d’être encore plus agiles. Une dizaine de fournisseurs devraient être ajoutée au processus dès le premier trimestre de cette année. »
